過去の図面と不具合の記録を生成AIで探せるようにし、ベテランの技術を引き継ぐ
成果過去の図面や記録を探す時間：1件平均40分から5分に
FAXの注文書を生成AIで読み取り、受注から製造指示までの手入力をなくす
成果注文書の打ち込みの時間：1日約5時間から約1時間に
この事例のポイント
- FAXの注文書を2人で手打ちしていて、品番の読み違いで500個の作り間違いを出した。
- 取引先18社の注文書の見本を集め、形のちがう注文書から生成AIが品番・数量・納期を取り出す仕組みにした。
- 打ち込みの時間が5分の1になり、その後1年、作り間違いは出ていない。
事業者のプロフィール
| 事業内容 | 自動車部品の二次下請けの金属加工の会社 |
|---|---|
| 所在地 | 愛知県 |
| 業種 | 製造業 |
| 従業員数 | 従業員45名 |
課題と取り組み
抱えていた課題
- 注文の8割は今もFAXで届き、1日80枚ほどの注文書を事務の2人が生産管理システムに手で打ち込んでいた。
- 取引先ごとに注文書の形がちがい、品番の書き方もばらばらで、打ち込みには1日5時間ほどかかった。
- 去年の秋、品番の「6」と「8」を読み違えて別の部品を500個作り、取引先から改善報告書を求められた。
やったこと
- 改善報告書に「再発防止のために入力の仕組みを変える」と書いたことが出発点になった。取引先の担当者からは「FAXをやめてとは言えないが、そちらで何とかしてほしい」と言われていた。
- 取引先18社の注文書の見本を集め、取引先の品番と社内の品番の対応表を作った。事務の主任が、過去の打ち間違いの記録も入れた。
- FAXを読み取った生成AIが、注文書の形のちがいを吸収して品番・数量・納期を取り出し、生産管理システムに入れる仕組みを作った。
- 読み取りの自信が低い行だけ赤く表示し、事務の担当者が原本と見比べてから確定する手順にした。最初の1か月は全件を見比べ、読み違いの癖を直した。
事業の効果
- 注文書の打ち込みの時間：1日約5時間から約1時間に
- 品番の読み違いによる作り間違い：導入後の1年で0件
- 注文を受けてから製造の指示を出すまで：半日から1時間ほどに
- 事務の1人が空いた時間で材料の在庫の管理を担当するようになり、材料切れで止まるラインが減った
今後の展望
取り出した注文のデータから月ごとの注文の波を読み、材料の仕入れと人の配置を早めに決める。
同じ使い方に補助金は使える？
自社の生産管理システムとつないだ注文書の読み取りの仕組みの構築は、省力化投資補助金（一般型）やものづくり補助金などが対象になりえます。市販の文字読み取りソフトをそのまま入れるだけでは対象になりにくく、御社の使い方が対象になるかは公募要領の条件で変わります。
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出典・補足
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