相見積が取れないときの「業者選定理由書」には何を書きますか？

理由書が要るのは、主に2つの場面です。

• 最低価格の業者を選ばないとき：省力化投資補助金（一般型）では、1件50万円（税抜き）以上は同一条件で相見積を取り、最低価格の業者を選ぶのが原則です。それ以外を選ぶ場合は、選定理由を明らかにした理由書と、価格の妥当性を示す書類が必要です。
• 2者以上から見積を取れないとき：発注内容の性質上、相見積が困難な場合は随意契約にできますが、その企業を随意契約の相手にする理由書が必要です。

書く中身は、「なぜその業者でなければならないか」を具体的な事実で示すことです。たとえば、その設備を製造・販売できるのが1社しかない、既存設備との互換性や保守体制の都合で他社では対応できない、納期が事業期間に間に合うのがその業者だけ、といった理由です。価格については、定価表やカタログ価格、過去の取引価格、類似品の価格など、金額が妥当だとわかる資料を添えます。

新事業進出・ものづくり補助金では、外注費について、事業計画書に外注先の概要と選定理由を具体的に書く必要があります。交付審査で必要性が認められないと、対象外になることがあります。

出典：省力化投資補助金 一般型 公募要領（第8回公募） p.25台帳で見る
新事業進出・ものづくり補助金 第1回 公募要領（1.3版） p.28・29台帳で見る