クリニックの事務を生成AIで下書きし、紹介状と書類づくりの時間を減らす
成果医師が書類に使う時間：1日約90分から約35分に
介護記録と申し送りを生成AIで下書きし、職員の残業を減らす
成果1人あたりの記録の時間：1日約70分から約25分に
この事例のポイント
- 辞めた職員の「利用者さんと話す時間より、パソコンに向かう時間のほうが長い」という言葉とアンケートの結果から、記録の時間を減らすことにした。
- 主任が中心になって記録の見本をそろえ、話した内容から生成AIが記録の下書きを作る仕組みにした。
- 記録の時間が3分の1ほどになり、この1年で辞めた職員はいなかった。
事業者のプロフィール
| 事業内容 | デイサービスと訪問介護の事業所 |
|---|---|
| 所在地 | 埼玉県 |
| 業種 | 医療、福祉 |
| 従業員数 | 職員24名 |
課題と取り組み
抱えていた課題
- 記録は手書きのメモを夕方にパソコンへ打ち直していて、職員1人あたり1日70分ほどかかっていた。
- 前の年に2人の職員が辞めた。そのうち1人は面談で「利用者さんと話す時間より、パソコンに向かう時間のほうが長い」と話した。
- 求人を出しても半年応募が無く、残った職員の残業は月平均18時間になっていた。
やったこと
- 管理者が職員に無記名のアンケートを取ると、辞めたいと思った理由の1位は「記録の多さ」で、6割の職員が選んでいた。これを見て、記録の時間を減らすことを最優先にした。
- 勤続12年の主任が中心になり、「良い記録」の見本を職員みんなで30例選んで、事業所の書き方をそろえた。
- 職員がスマホに話した内容から、生成AIが事業所の書式で記録の下書きを作る仕組みを、介護記録のシステムとつないで作った。
- 最初の1か月はデイサービスだけで使い、主任が下書きを毎日確かめた。利用者さんの名前や病名は外に出さない設定にし、下書きは必ず職員が確かめて保存する決まりにした。
事業の効果
- 1人あたりの記録の時間：1日約70分から約25分に
- 残業：月平均18時間から6時間に
- 夕方の申し送り：30分から15分に
- この1年で辞めた職員はいなかった。空いた時間で、利用者さんと季節の行事の準備をする時間が増えた
今後の展望
記録のデータから転倒や体調の変化の兆しを早めに見つけ、ケアの質を上げることに使う。
同じ使い方に補助金は使える？
介護記録のシステムとつないだ下書きの仕組みの構築は、省力化投資補助金（一般型）などが対象になりえます。介護の分野には別の補助（介護テクノロジーの導入支援など）もあり、御社の使い方が対象になるかは公募要領の条件で変わります。
AI導入に使える補助金を見るほかの生成AIの事例
生成AIで問い合わせの返信を任せ、店長の夜の返信作業を1日20分にする
成果閉店後の返信作業：1日平均1時間40分から20分に
生成AIで見積・積算の下書きを任せ、見積を出すまでの日数を半分にする
成果見積を出すまでの日数：平均6日から3日に
出典・補足
この一覧には、採択事例のほかに参考事例も含まれています。