支援記録と請求をデジタル化し、子どもと過ごす時間を増やす

事業の経緯

事業の内容

1. 課題：事務の負担施設が2か所に増え、支援記録の作成や保護者への請求書づくりといった事務が増えた。Excelでの手作業のためミスも起き、ほぼ一人で担う重労働になっていた。送迎が加わると事務に使える時間はさらに減る見込みだった。
2. 取り組み：信用金庫への相談スタッフを増やすか迷っていた時期に、信用金庫の担当者に事務の悩みを話したところ、デジタル化を提案され、ITベンダーを紹介された。
3. 取り組み：記録・請求ツールの導入ITベンダーが困りごとや課題を細かく聞き取り、合うツールを提案した。支援記録と請求管理を一つでこなし、入力した情報をそのまま請求書づくりに使うために導入した。あわせてIT導入補助金を提案され、申請もベンダーが丁寧に支えた。

補助金を使った経費

記事の内容から、デジタル化・AI導入補助金の経費区分にあてはめた区分です。

事業の効果

• 作業の効率が大きく上がった。
• 一度入力した情報を管理でき、請求書を簡単につくれるようになった。
• ミスが大きく減った。
• 浮いた時間を子どもたちへの支援に充てられるようになった。

事業者の声

弊社のホームページにも記載していますが、私たち自身も障がいを抱える子どもを育てているということがこの事業を始めようと思ったきっかけです。私達も実際に放課後等デイサービスを利用していたのですが、“もっとこうだったらいいのに”と思うこともあり、それなら自分達でやってみようということで、立ち上げたのが始まりです。一般的にこういった施設は、見学やご相談に来られること自体もハードルが高い印象があります。私たち自身の経験や境遇をホームページに記載したり、お話ししたりすることで、そのハードルをできるだけ下げて、ご家族だけで悩まずに気軽にご相談頂きたいという思いで運営しています。

運動は、子ども達にとって非常に重要な要素の一つです。単純に体を動かすということだけではなく、それによって集中力を高めたり、自身の体や感情をコントロールしたり、あるいはお友達と協力したりすることで社会というものを経験することにもなります。自分の体を使って新しい発見や体験をするということが本当に重要ですし、それが子どもの成長にも繋がります。

できるだけ子どもと接する時間を多く作りたいと思っています。一方で、どうしても事務作業は付いて回ってしまいます。支援記録をつけたり保護者への請求書を作成したりしますが、とても手間がかかります。

当時、スタッフを新たに雇用するかどうか悩んでいました。ちょうどその頃にある信用金庫の方とお話しする機会があり、こういった事務作業のことを相談した際、デジタル化してみてはどうか、という提案を受けてITベンダーを紹介してもらいました。

ITベンダーの方は、現状の困りごとや課題を非常に細かくヒアリングしてくれました。そのうえで、適したITツールの提案を受け、導入を決めました。また、そのタイミングでIT導入補助金の提案もしてもらい、お話しを聞いてIT導入補助金の申請にもチャレンジしてみることにしました。申請についてはITベンダーがかなり丁寧にサポートしてくれたので、苦労は感じませんでした。

ツールを導入してからは、作業効率が大幅に上がりました。一度打ち込んだ情報がしっかり管理できることや、請求書が容易に作成できること、ミスが大幅に削減されたこと、様々な面でメリットを感じることができています。そこでできた時間をまた子ども達に費やすことができるのが、一番の導入効果だと思っています。

子ども達の支援以外はすべてデジタル化したいと考えていますので、今後も何か施設運営上で発生する課題については、ITツール等の導入を検討したいと思っています。また、私達の施設では6歳から18歳までの障がいのある子どもを預かっていますが、そういった子ども達にとって18歳からの選択肢は多くはありませんし、残念ながら苦労も多いのが現状です。そこで今は、18歳から受け入れができる施設の開設を検討しているところです。ただ、自治体の方で開設できる枠が決まっていたりして、思うようには進まなかったりしますが、できる限りチャレンジしようと思っています。

熊本県の放課後等デイサービス（従業員13名）

相談先と計画づくり

人を増やす前に事務をデジタル化できないかを考え、支援記録と請求の二つの作業を一つのツールでつなぐことを決めた。

今後の展望

子どもへの支援以外の業務はすべてデジタル化する方針で、運営の課題にはITツールの導入を考えていく。18歳以降の受け入れ先が少ないため、18歳から利用できる施設の開設も検討している。

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