シフト作成と介護記録を一元管理し、書類の山を解消

事業の経緯

事業の内容

1. 課題：シフト作成に毎月のべ3日スタッフのシフト予定は手作業で紙にまとめており、決定に毎月のべ3日要していた。
2. 課題：表計算ソフトでの実績管理介護サービス実績記録は表計算ソフトに入力して管理していた。どの利用者にどのようなサービスを提供したかの日報、勤務実績表などを作成し、複数の情報を演算式で連動させていた。表計算ソフトは、うっかりセルを更新して演算を消してしまうことがあり、誤って更新されて点検・やり直しに時間を要した。表計算ソフトを扱うスタッフ側も不安があった。
3. 取り組み：交流会でのシステム構築の相談表計算ソフトでの業務管理を変えたいと思いつつも、介護系ITツールのDMを見ると数百万レベルと高額で、不要な機能も多く、導入を躊躇していた。地域の交流会で出会った事業者に偶然その悩みを話したところ、システム構築が可能とのことだった。業務内容を詳しく説明して、システム化およびパッケージ化へ進んだ。IT導入補助金の情報を得て、申請することにした。
4. 取り組み：導入したITツール勤務シフト作成、サービス実績、勤務実績等の情報を一元管理し、介護保険申請や加算要件の確認など、必要な形で情報を活用できるクラウドサービス。スタッフのシフト作成は、案をシステムが自動作成する（細部の調整のみですむ）。操作方法について、丁寧なサポートが受けられる。

補助金を使った経費

デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の経費区分にあてはめると、次のとおりです。

事業の効果

• 専用システムであるためデータを入力するだけでよく、表計算ソフトの操作ミスによる時間のロスおよびスタッフの不安がゼロになった。
• 中重度ケア加算に必要なスタッフ数をクリアしていることを、すぐに確認できるようになった。
• 紙で残す指定があるものを除きデータ保管が実現し、「書類の山」状態が解消された。
• 書類作成の時間を大幅に短縮でき、体感ではスタッフ一人分ほどになった。

今後の展望

短縮した時間の分、現場に携わる人員を増やし、より一層利用者から「よかった」と言われるサービスを提供したいと考えている。

この事例の取り組み

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