デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）福祉・医療群馬県専門家確認済み

カルテと連動する予約システムで、予約ミスと電話対応を減らす

医療法人孝穂会はぎわら歯科医院

国が公開している採択事例です

事業者のプロフィール

事業者名	医療法人孝穂会はぎわら歯科医院
所在地	群馬県
業種	歯科医院（原則予約制）
従業員数	30人

この事例のポイント

使用中のレセプトシステムの提供会社が出す予約システムで、既存システムと連携できる。
カルテの記載事項と連動し、次回来院の時期や次の治療を踏まえて予約可能日時を調整できる。
患者がWebから次回予約や変更を行える。

事業の経緯

痛くなってから歯を抜く治療より、虫歯にならない・歯周病などの進行を抑えてできるだけ維持することこそ大切、との考えで診療にあたっている。原則予約制。1人で開業したが、治療方針を理解する患者に支持され地域に浸透。スタッフも増やしてきた。院長以外、歯科医師・スタッフは全員女性。生活形態に応じて多様な働き方をしている。

スタッフ数が増え、多様なシフトで勤務するなか、予約業務やレセプトなどでヒューマンエラーが減るよう、ITを活用したいと考えていた。レセプト用のITツールはすでに導入しており、予約管理のシステムを数年前から探していたが、既存システムとの連携への配慮が必要で、一度入れると変更しにくいため様子を見ていた。

使用中のレセプトシステムを提供する会社から、既存システムと連携できる予約システムが提供されることとなり、IT導入補助金の対象になると知って申請した。翌月には電子カルテシステムも導入した。

事業の内容

課題：予約業務のヒューマンエラースタッフ数が増え、多様なシフトで勤務しているため、急な交代があっても業務の流れがわかるようにしたいと考えていた。予約業務やレセプトなどでヒューマンエラーが減るよう、ITが使えるところは活用したいと考えていた。
課題：既存システムとの連携レセプト用のITツールはすでに導入しており、予約管理のシステムを数年前から探していた。しかし既存システムとの連携への配慮が必要であり、一度入れると変更しにくいため、様子を見ていた。
取り組み：連携できる予約システムを導入予約業務を支援するITツールを探していたところ、使用中のレセプトシステムを提供する会社から、既存システムと連携できる予約システムが提供されることとなった。内容がマッチしており、IT導入補助金の対象になると知り、申請した。翌月、電子カルテシステムも導入した。
取り組み：導入したITツール電子カルテシステム、医療情報システムのオプションとして提供される予約管理システム。カルテの記載事項と連動し、次回来院は何日後以降が良いか、次の治療は何かなど、内容を加味して予約可能日時を調整できる。患者は次回予約および変更をWebから行うことができる（初診者にもネット予約を提供できるが、現在は行っていない）。CTI（電話がかかると番号から顧客情報を呼び出す）も使える。

補助金を使った経費

デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の経費区分にあてはめると、次のとおりです。

ソフトウェア費	予約管理システム

事業の効果

電子化で手書きの予約表が不要になった。その都度、カルテを探して日程調整をする手間もなくなり、予約ミスを防ぎ、業務を効率化できた。
患者がネットから次回予約や予約変更を行えるようになり、電話対応業務が削減された。
予約状況一覧を見て、空いている時間帯に積極的に予約を入れるようになり、均一化が図れた。結果、終業時間が守れて、以前より早く帰宅できるようになった。

審査項目とこの事例の合っていたところ

デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の審査項目（4項目中4項目が合致）直近の回（26年4次）の採択率 44.4％（応募1,836件・採択816件）

◎	経営課題の理解ヒューマンエラーと、既存システムとの連携への配慮という課題を把握している。出典：公募要領 p.22 この項目が◎の事例 37件
◎	プロセスと導入効果の整合カルテ連動の予約管理で、予約ミスの防止と電話対応の削減につなげた。出典：公募要領 p.22 この項目が◎の事例 35件
◎	データ連携使用中のレセプトシステムと連携し、カルテの記載事項と連動して予約日時を調整できる。出典：公募要領 p.22 この項目が◎の事例 33件
◎	労働生産性の向上予約業務と電話対応が減り、終業時間が守れるようになった。出典：公募要領 p.22 この項目が◎の事例 34件