ICカードとスマホ打刻で、勤怠の集計作業をなくす

事業の経緯

事業の内容

1. 課題：多様な勤務形態の管理日本酒製造、直営店の運営、卸売など、多様な業務を分担してこなしている。営業は夜遅くなりがちで、営業担当者が直行直帰しやすく、管理しやすい体制を整えたいと考えていた。
2. 課題：手計算の労務管理労務管理は1名が専属で行っており、タイムカードの情報を手計算していた。他に受け持ってほしい業務があるので時間を作りだしたい。また、一人に任せきりにせず、手助けできるような体制にしたいと考えていた。
3. 取り組み：勤怠管理システムの提案3年前に、OA・IT販売企業の訪問を受け、提供可能なソリューション一覧を見ながら、業務課題について意見交換をしていた。勤怠管理が課題であると浮き彫りになり、会計・給与に奉行シリーズを利用していることから、同じ系列の勤怠管理システムの活用と、外勤者向けにスマートフォンによる打刻システムの提案を受けた。
4. 取り組み：社内展開とIT導入補助金の申請社内展開にあたっては、仕組みが変わることから、時間をかけて調整してきた。国、行政からIT導入補助金の情報提供を受け、適用を確かめて申請した。
5. 取り組み：導入したITツールタイムカード情報をデジタル化し、日々蓄積・管理できるクラウドサービスで、各種法令に対応している。出退勤時間の登録はICカード、スマートフォン、タブレット等に対応する。事務所での出退勤はICカード、外出が多い営業担当者はスマートフォン（GPSで位置を把握）を利用している。有給休暇の取得は会社の規則に合わせて運用でき、一部の有給休暇は時間単位で取得できる。勤怠データは給与システムと連携できる。

補助金を使った経費

デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の経費区分にあてはめると、次のとおりです。

事業の効果

• 直行直帰する場合に、スマートフォンからタイムカードの打刻ができるようになった。
• 管理者は、システムで社員の勤怠状況をいつでも把握できるようになった。
• タイムカードの集計作業がなくなった。
• 勤怠データが給与システムに連動し、〆後の給与計算までの作業時間は8割以上削減された（明細を封筒に詰める手作業は残っている）。
• 労務管理の担当者に、新しい仕事も担当してもらえるようになった。
• 2019年4月からの有給休暇5日以上取得義務化など、法令改正に対応できる体制が取れた。

相談先と計画づくり

OA・IT販売企業の提案を受け、社内の仕組みが変わるため時間をかけて調整しながら導入した。

今後の展望

法令改正にも対応できる体制を整え、労務管理の担当者に新しい仕事を任せている。

この事例の取り組み

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