予約データを自動で取り込み、部屋割りと調理連絡を省力化

事業の経緯

事業の内容

1. 課題：人手不足と手作業の多さ人手不足の折、従業員の確保が課題で、生産性を向上し、働き方改革も行いたいと考えていた。旅館の管理業務には、手作業や重複作業が多いので、効率を上げたい。
2. 課題：システム間のデータ連携宿泊業務システムのデータを会計システムに連携させ、無駄な作業をなくしたいと考えていた。
3. 取り組み：宿泊業向けシステムの選定信頼できる同業の先輩が利用しているのを見て興味をもち、評判を聞いて導入を決意した。当時使っていた会計ソフトをバージョンアップすることで、売掛金データを連携できることもメリットだった。
4. 取り組み：IT導入補助金の申請日頃から情報収集を行っており、公的なメールマガジン等からIT導入補助金を知り、申請を行った。
5. 取り組み：導入したITツール顧客管理、予約管理、売上管理を中核に、宿泊業の業務に沿ったデータ活用を進められるITツールで、クラウド版を利用している。オーダーエントリーや売掛管理などのオプションが豊富で、複数の会計システムとデータ連携ができる。会計システムは「FX4」にバージョンアップした。

補助金を使った経費

デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の経費区分にあてはめると、次のとおりです。

事業の効果

• ネットからの予約データを自動で取り込み、一部の部屋は部屋割りも自動化した。手入力・手作業していたのに比べ、大幅に効率が上がった。
• 予約データから調理予定を自動計算し、手作業が大きく減った。
• 仲居は、スマートフォンから顧客情報の確認やメニューの変更などを手元で素早く行えるようになり、効率化と同時にミスが減少した。
• 売掛金のデータが会計システムに自動反映され、入力作業が不要になった。

今後の展望

予約・部屋割り・調理予定・会計までのデータをつなぎ、手作業を減らす運営を続けている。

この事例の取り組み

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