紙と郵送の請求業務をシステム化し、郵送コストを6割減らす
下関商業開発株式会社
山口県の駅前商業施設の運営会社（従業員126名）国が公開している採択事例です
この事例のポイント
- 請求書の作成から封入・切手貼りまで手作業で、月初に担当者へ負担が集中していた。
- 請求の担当部署とシステムの担当部署、長年取引のあるITベンダーの三者で、半年かけて製品を選んだ。
- 社内の別業務で使っているソフトと同じシリーズを選び、連動と今後の拡張を重視した。
- 郵送コストが約6割減り、残業も大きく減った。
事業の経緯
1973年、地元の商業を立て直すため、経済界と行政の協力で設立された。駅前に大型の商業施設を整え、「テーマパークのような街づくり」を掲げて運営を続け、開業から48年を経て地域の買い物拠点として定着している。市とも協力して街づくりを進め、テナント誘致では市の改装費補助制度も活用してきた。
一方で、人口減少や高齢化、テナントの入れ替わりなど地域の課題に向き合いながら、社内では紙と郵送に頼る請求業務が重い負担になっていた。長年取引のあるITベンダーを交えて半年ほどかけて製品を選び、提案を受けてIT導入補助金を申請した。導入後は郵送コストが大きく減り、業務の効率化が進んでいる。
事業の内容
- 課題：紙と郵送に頼る請求業務テナントへの請求は、請求書の作成・印刷・チェック・封入・切手貼りまで手作業で行っていた。月初に担当者へ負担が集中して過重な労働が続き、締め作業などの繁忙期には残業が当たり前になって、従業員のやる気にも影響していた。紙代や郵送代、切手代も年間でかなりの額になり、テナントによっては郵送物の受け取りに時間がかかってやり取りが煩雑だった。
- 課題：地域の変化人口減少や高齢化、一人暮らし世帯の増加、テナントの入れ替わりといった地域の課題に向き合っている。テナントの誘致には計画面の負担に加え、工事費や改装費もかかる。
- 取り組み：三者での製品選び紙中心の業務にかかる費用と手間を全体として減らすため、ペーパーレス化をめざした。請求業務を担う管理事業部とシステムを担うシステム事業部が中心となり、複合機などで長年取引のあるITベンダーを加えた三者で検討した。ソフトのセミナーや展示会にも足を運び、実物を見て説明を受け、半年ほどかけて選んだ。
- 取り組み：経理・請求ソフトの導入請求業務の自動化とペーパーレス化のため、社内の別業務ですでに使っているソフトのシリーズから、経理・請求業務に対応する製品を選んだ。既存ソフトとの連動と、今後の拡張のしやすさを重視した。ITベンダーが補助金の支援事業者だったことから、提案を受けてIT導入補助金の申請も同時に進めた。
補助金を使った経費
記事の内容から、デジタル化・AI導入補助金の経費区分にあてはめた区分です。
| ソフトウェア購入費 | 経理・請求業務ソフト |
|---|
事業の効果
- 請求業務にかかる郵送コストが約6割減った。
- 2人がかりで丸一日以上かかっていた作業が、システム上で自動で処理されるようになった。
- 残業時間が大きく減った。
- メールの自動送信で取引先とのやり取りが円滑になり、受け取りの確認もシステム上でできるようになった。
- 経理データを一元管理できるようになり、税理士など外部の専門家との情報共有や、監査・会計処理が効率化された。
出典
- 中小機構「補助金活用ナビ」の事例記事（当社が書き直し・要約。事業者の声は記事中の発言の引用です）
- 経費区分は、デジタル化・AI導入補助金の公募要領の区分に当社があてはめたものです
- 採択率：中小企業庁「採択結果」（26年4次）
相談先と計画づくり
| ITベンダー | リコージャパン株式会社 |
|---|
請求業務のどこに手間と費用がかかっているかを洗い出し、ペーパーレス化で全体の負担を減らす方針を立てた。既存のソフトとの連動や将来の拡張を基準に製品を比べ、同じシリーズの製品を選んだ。
今後の展望
今は紙やExcelで行っている勤怠管理や、人事評価などのデジタル化も検討している。行政や民間企業と協力しながら、駅前のにぎわいづくりを続ける。ITによる効率化を地域づくりの土台と位置づけ、挑戦を続けていく。
この事例の取り組み
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直近の26年4次の採択率は44.4％（応募1,836件・採択816件）。いま申請できる回は「デジタル化・AI導入補助金」として募集されています。いま申請できる回の締切・補助額・対象経費は、最新の公募の解説でまとめています。
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