会計ソフトでデータを一元化し、月3日ほどの経理作業を減らす

事業の経緯

事業の内容

1. 課題：事業拡大と経理の負担新しい空港ができてからインバウンドや国内の観光客が増え、商業施設などの建設が進んで重機の需要が伸びた。グループではレンタカー事業も始め、レンタカーだけで130台以上を持つ。経理と決算は創業当初から役員が税理士に相談しながら手作業で担ってきたが、管理する範囲と売上の規模が大きくなり、重い負担になっていた。
2. 課題：Excel集計の下準備ローカルで管理する複数のExcelから情報を集めて合算する必要があり、本来の作業に入る前の下準備に多くの時間を取られていた。
3. 取り組み：会計ソフトの導入同業者の間で評判のよい大手の会計ソフトを選んだ。税理士事務所に相談した際にIT導入補助金の話があり、申請した。会計・決算の作業を効率化し、データを一元管理するのが目的。
4. 取り組み：整備の内製化外注していた車両のメンテナンス・修理・車検を社内で行う体制に切り替え、やり取りの手間を減らしてコストを下げ、対応を早くした。

補助金を使った経費

記事の内容から、デジタル化・AI導入補助金の経費区分にあてはめた区分です。

事業の効果

• 会計と決算の処理がとても楽になった。
• データが一元管理され、複数のExcelから情報を抜き出す必要がなくなった。
• 体感で月3日ほどかかっていた作業が減った。

事業者の声

特に新石垣空港の建設後は、インバウンド需要や国内観光客がかなり増加しました。それに伴って商業施設等の建設や整備もかなり進められています。そうなると、施工用の重機は大小問わず必要になりますので、弊社で扱っている建設機械を利用して頂くケースは多いですね。コロナ禍でも工事自体が取りやめになることはありませんので、受注などにそこまで影響はありませんでした。

創業当初から、税理士に相談しながら基本的に私が担当していました。それほど規模も大きくなかったため手作業で対応していたのですが、管理する範囲や売り上げの規模等が変わってくると、その作業もかなり負担になっていました。その頃から何かで効率化ができないかということを考え始めていました。

会計ソフトを導入してからは、会計や決算処理が非常に楽になりました。以前はローカルで管理しているExcelの情報を合算したりと、目的の作業を行うための下準備にも時間を取られていました。データが一元管理されているため複数のExcelから情報を抽出する必要もなくなり、非常に効率化されました。体感では月3日程度かかっていた作業が削減されていると思います。

事業を拡大すると重機や車両を貸し出す機会も多くなり、比例して取り扱うモノの数も増えます。今はその重機や車両の管理をどのようにデジタル化できるか考えているところです。QRコードなどで管理できれば楽なのですが、建設現場で利用されるということもあり、QRコードへの汚れや破損なども考慮しなければなりませんので、難しいところです。

駐屯地の開発等で工事の需要も増加傾向が続くと思いますので、今後も無理に新事業の開拓等はせずに、引き続き施工会社等の方々に対しての建設機械のレンタル・リース事業を増強しつつ、国内観光・インバウンド需要に向けたレンタカーのサービスも続け、今ある事業を守りながら会社の地盤をしっかり固めていきたいと思っています。

沖縄県の建設機械レンタル・リース会社（従業員25名）

相談先と計画づくり

会社全体で手間のかかっている業務を洗い出し、Excelの集計に時間を取られている経理・決算に絞って解決策を選んだ。

今後の展望

新しい事業には無理に手を広げず、工事需要の増加を見込んで建設機械のレンタル・リースを強める。観光客向けのレンタカーも続け、今ある事業の地盤を固める。重機や車両の管理のデジタル化も検討している。

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