交付決定通知書とは？届いたらやること・発注してよい日
この記事の要点
交付決定通知書は、補助の対象になる経費と金額の上限を事務局が約束する書面です。届く方法と保存のしかた、最初に確かめる項目、発注してよい日、納得できないときの取下げの決まりを交付規程で整理しました。
この記事の目次
交付決定通知書とは、事務局が交付申請を審査し「この経費の範囲で、この金額まで補助する」と決めたことを知らせる書面です。通知書に書かれた交付決定日から、発注・契約・支払いを始められます。
通知書の金額は受け取れる額の上限で、最終的な額は事業を終えた後の確定検査で決まります。届いたら、金額と条件、事業を終える期限を確かめてから発注します。
交付決定通知書が届いた、またはもうすぐ届く段階で、いつから発注してよいのか、通知書のどこを読めばよいのかを知りたい方に向けた記事です。
事業承継・M&A補助金、デジタル化・AI導入補助金、持続化補助金、成長加速化補助金の交付規程とよくある質問から、通知書の受け取り方と読み方に絞って整理します。
交付決定通知書は補助の約束を書いた書面
交付決定通知書は、補助の対象になる経費と、補助金額の上限を事務局が約束する書面です。事業承継・M&A補助金の交付規程の様式は「交付決定通知書：通知書の補助金額が上限で、最終的な交付額は事業完了後の確定検査で決まります。確定額は、経費区分ごとの実支出額×補助率と区分ごとの上限の低いほうの合計です。」と書いています1。
採択の通知とは役割が違います。採択は「交付申請をしてよい」という知らせで、交付決定通知書が届いて初めて事業を始められます。交付申請の書類と期限は補助金の交付申請とは？で取り上げています。
交付決定通知書が届く方法と保存のしかた
いまの補助金の多くは、通知書を郵送ではなく申請システムや電子メールで届けます。紙が届くのを待っていると、発注の時期を逃すことがあります。
- デジタル化・AI導入補助金：Q：交付決定の通知はどう届くか→ A：事務局から補助事業者の担当者とIT導入支援事業者にメールで通知が届く。「交付決定通知書」は申請マイページからダウンロードして補助事業者が保存する。。
- 事業承継・M&A補助金：第7条（電子情報処理組織による通知等）：事務局からの交付決定通知・承認・指示・返還命令・取消しなどの通知は、補助金申請システムか電子メールで届くことがあります。。
届いた通知書は、実績報告や検査で何度も見返す書類です。事業承継・M&A補助金の公募要領は「実績報告をすぐ出せるよう、申請書・交付決定通知書などを時系列で保管し、取引ごとに見積書・注文書・請求書・領収書等をそろえておく。」としています2。実績報告で求められる証憑は実績報告で差し戻される証憑の不備でまとめています。
通知書で最初に確かめる4つの項目
通知書が届いたら、金額、対象の経費、事業を終える期限、付いている条件の4つを確かめます。
| 項目 | 確かめること |
|---|---|
| 交付決定額 | 交付申請の額から減っていないか。減っていれば、どの経費が外れたか |
| 対象の経費 | 経費の区分と内容が、発注する予定のものと合っているか |
| 交付決定日と完了の期限 | 発注を始めてよい日と、支払いまで終える日 |
| 条件と守ること | 通知書に付いた条件、帳簿や手引書の決まり |
守ることは様式の本文に書かれています。事業承継・M&A補助金では「交付決定通知書：事業に従事した人の出勤状況と、実際に事業に従事した時間を証明する帳簿などを毎日作ります。」とされ、人件費を計上する会社は通知書が届いた日から記録を始めます。交付決定額が申請額より減る理由は交付決定額が採択額より減るのはなぜ？で取り上げています。
発注してよいのは交付決定日から
発注・契約・支払いは、通知書に書かれた交付決定日から事業を終える期限までに行います。通知書を開いた日ではなく、書面上の交付決定日が基準です。
事業承継・M&A補助金は、専門家との契約にも同じ決まりを当てはめ、「仲介・FA業務に関する専門家との委託契約は、交付決定日以降に結ぶ必要があります。」としています（事業承継・M&A補助金 16次 パンフレット（全体版）p.3『ポイント③ 委託契約の締結時期』）。見積は交付決定の前に取ってかまいませんが、注文書や契約書の日付が交付決定日より前になると、その経費は対象外です。例外があるかどうかは交付決定前の発注はなぜ対象外？で整理しています。
交付決定に納得できないときの取下げ
交付決定の金額や条件に納得できないときは、交付申請を取り下げられます。ただし、取下げを出せる日数は交付規程で決まっています。
- 事業承継・M&A補助金：第9条（申請の取下げ）：交付決定の内容や条件に不服があって申請を取り下げるときは、通知を受けた日から10日以内に「交付申請取下げ届出書」（別添様式2）で申し出ます。。
- 成長加速化補助金：第10条（申請の取下げ）：交付決定の内容や条件に不服があり取り下げる場合は、通知を受けた日から20日以内に交付申請取下げ届出書（様式第3）を出す。
日数を過ぎると、決まった内容のまま事業を進めることになります。減った額でも事業が成り立つかを、届いた週のうちに判断します。公募要領・交付規程のどこに何が書かれているかは公募要領・交付規程・交付要綱の違いで取り上げています。
出典：成長加速化補助金 3次 交付規程 p.3『第１０条（申請の取下げ）』
専門家から見た交付決定通知のポイント
通知書が届いた直後の数日で、事業期間の使い方がほぼ決まります。持続化補助金の採択事例364件でも、機械装置等費を使った事例が40.9%あり、納期のある設備ほど発注の遅れが事業期間を圧迫します。
通知の後すぐ動ける会社
交付申請の段階で発注先と納期を決め、注文書の下書きまで作ってある会社です。交付決定日の当日に発注でき、事業期間をすべて設備の導入と立ち上げに使えます。
通知の後で手間取る会社
通知書の金額が申請額より減ったことに後から気づく会社や、紙の通知を待って発注を遅らせる会社です。減額の理由を確かめないまま発注すると、外れた経費を自己負担で払うことになります。
採択された計画の経費の組み方は採択事例のデータで確かめられます。
間違えやすい点
交付決定通知で間違えやすいのは、通知の届き方、金額の意味、取下げの日数の3つです。
交付決定額は受け取れる額の上限で、この額が必ず振り込まれるわけではありません。実際の支出が少なければ、確定額も下がります。
通知書は申請システムやメールで届くことが多く、郵送を待っていると発注が遅れます。申請に使ったアカウントとメールを、採択の後は毎日確かめます。
事業が終わった後の確定の流れは補助金の確定通知書とはで取り上げています。
よくある質問
交付決定通知書はいつ届きますか？
交付申請が受け付けられてから、標準的な期間は30日と交付規程で決めている制度が多くあります。書類の不備があると、その分だけ遅れます。
交付決定通知書をなくしたらどうなりますか？
電子で届く制度では、申請システムから取り直せることがほとんどです。実績報告で使うため、届いたらすぐに保存しておきます。
交付決定の後で経費の中身を変えられますか？
ほかの質問も見る補助金のよくある質問出典（2件）
- 事業承継・M&A補助金 交付規程（15次公募以降）p.20『様式第2-1 交付決定通知書』（公募要領の台帳）
- 事業承継・M&A補助金 16次 事業承継促進枠 公募要領 p.40『17.1. 補助金の交付』
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