ワークフローシステムに使える補助金｜対象のソフトの数・価格帯と選び方

稟議や休暇申請をワークフローシステムで電子化したいが、補助金の対象になるソフトがいくつあり、いくらからなのか分からない。その数と価格の目安を知りたい方に向けた記事です。

デジタル化・AI導入補助金は、登録されたITツールの導入費用を補助する国の制度です。登録の条件は公募要領の台帳で確かめられます。

登録は47シリーズ

デジタル化・AI導入補助金に登録された、ワークフローシステムのカテゴリのソフトは、2026年10月時点で47シリーズです。シリーズとは、同じ製品のプラン違い・人数違いを1つにまとめた数です。登録番号は83件、扱うIT導入支援事業者は49社でした。

数の出典は、デジタル化・AI導入補助金2026 ITツール検索（中小企業基盤整備機構・公式）です。製品を探すときは、次のページから入ります。

• 総務・人事・給与・教育訓練・法務・情シス・統合業務の一覧（デジタル化・AI導入補助金の登録ソフト）
• デジタル化・AI導入補助金の登録ソフトを探す

真ん中の価格は14.5万円

登録されたソフトの価格は、一番安いもので1,920円、一番高いもので320万円です。真ん中の価格は14.5万円で、下から4分の1は1.4万円、上から4分の1は70万円でした。価格帯ごとの内訳は次の表のとおりです。

割合は、価格を数えた47シリーズに対するものです。個々の製品は登録ソフトを探すページから見つけられます。

クラウド型が96%

登録されたワークフローシステムのうち、クラウド型は96%です。AI機能を持つものは28%、生成AIを使うものは17%、インボイス対応をうたうものは23%でした。

業種は、全業種向けのソフトが46シリーズで98%を占めます。業種を問わず使えるソフトが多いカテゴリです。クラウドの利用料がどの経費に入るかは、公募要領の台帳の経費の行で確かめられます。

選ぶときの基準は4つ

登録ソフトは47シリーズあるため、次の4つで絞ると選びやすくなります。

• ①登録番号ごとの対象を確かめる：登録番号は83件あり、プランごとに対象が決まります。
• ②価格帯を決める：10万円未満が18シリーズ、10万〜50万円が13シリーズで、合わせて31シリーズです。
• ③クラウド型の支払いの形を見る：96%がクラウド型のため、月額や年額の利用料が対象経費に入るかを確かめます。
• ④扱うIT導入支援事業者を選ぶ：登録ソフトを扱う事業者は49社です。探し方はIT導入支援事業者の探し方で確かめられます。

稟議や申請の承認を電子化する計画が対象になるか、AIで3分ほどで確かめられます。

AIで対象か確認する

自己負担の目安は7万円前後

通常枠の補助率は１／２以内です。真ん中の価格14.5万円のソフトを導入する場合、補助は約7万円、自己負担も約7万円が目安です。実際の補助額は、経費の内訳と補助上限で決まります。

通常枠の補助額は、プロセス数で次のように変わります。

• ５万円～１５０万円未満（１プロセス以上）
• １５０万円～４５０万円以下（４プロセス以上）

¹申請の流れはデジタル化・AI導入補助金の申請手順で確かめられます。

処理時間が60分から5分に

ワークフローシステムを入れた採択事例は、ものづくり補助金（平成25年度・平成26年度）にあります。デジタル化・AI導入補助金の採択事例ではありませんが、導入後の変化を示した例です。

製版工程の例では、処理時間が60分から5分になりました。見積書の例では、作成時間が1件あたり10分から4分になっています。壁紙の例では、関係者間の情報共有が進み、Web校正や進捗管理ができるようになりました。

採択率は公募回で変わる

デジタル化補助金の最新回（26年4次）の採択率は44.4%です。回ごとの推移は、次のグラフのとおりです。

採択率は公募回で変わるため、申請の前に最新回の数字を確かめます。採択されなかったときに理由を聞けるかは、補助金の不採択の理由は教えてもらえる？で取り上げています。

専門家から見たポイント

ワークフローシステムは、登録が47シリーズあり、価格帯の幅が広いカテゴリです。公式の採択データでは、最新回の応募1,836件に対して816件が採択されました。

御社の申請・承認の人数や、既存の会計や販売のソフトとつながるかで、候補は変わります。まずは登録ソフトを探すページで候補を絞ります。

小さく始めたい会社

10万円未満の登録ソフトが18シリーズあるため、まず承認の流れだけを電子化したい会社は、この価格帯から候補を探すと計画を立てやすいです。

他の業務と連携させたい会社

会計や販売のデータとつなげたい会社は、データ連携の機能が対象経費に入るかを確かめる必要があります。通常枠のオプションの区分は、大分類Ⅱ オプション（カテゴリー２ 機能拡張・３ データ連携ツール・４ セキュリティ）。最大１年分です。

高機能な構成を考える会社

150万円以上の登録ソフトも10シリーズあります。補助上限の範囲に収まるかを、先に確かめます。

登録ソフトの組み合わせや、対象になる経費の区分は、専門家に無料で相談して確かめられます。

間違えやすい点

間違えやすいのは、登録の有無・契約の順番・経費の区分です。区分の詳細は公募要領の台帳で確かめられます。

1. 登録されたソフトだけが対象。IT導入支援事業者が登録したソフトでなければ、補助の対象になりません。
2. 登録番号ごとに対象が決まる。同じ製品名でも、プランが違えば登録番号が変わり、対象かどうかも変わります。
3. 契約や支払いは交付決定の後。対象外経費に、交付決定前に購入したＩＴツールが入っています。
4. リースや中古は対象外。対象外経費に、リース・レンタル契約のＩＴツール（お助け隊サービスを除く）、中古品が入っています。
5. PC・タブレットは別の枠の経費。通常枠の対象経費は、ソフトウェア・オプション・役務の区分で定められています。PC・タブレット等は、インボイス枠（インボイス対応類型）でPC・タブレット等：下限なし～１０万円、補助率１／２以内と決まっています。

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よくある質問

ワークフローシステムは補助金の対象になりますか？

クラウドの利用料も補助の対象になりますか？

申請はいつから始められますか？

登録ソフトはどこで探せますか？

他のデジタル化の補助金と違いはありますか？