補助金の実地検査・会計検査院の検査では何を見られる？準備する帳簿と現物
この記事の要点
補助金の実地検査では、設備や成果物が計画の場所にあるか、見積から支払いまでの書類がそろっているかを見られます。検査が来る時期と来る人、5つの着眼点、そろえておく現物と帳簿を公募要領と事務処理マニュアルで整理しました。
補助金の実地検査では、補助金で買った設備や作った成果物が計画の場所に本当にあるか、帳簿と証拠書類が見積から支払いまで一続きでそろっているかを見られます。
検査は額の確定のときだけでなく、補助金の入金の後にも事務局や会計検査院が予告なく来ることがあり、書類は事業が終わった年度の後も5年間すぐ出せるようにしておきます。
補助金の実地検査や会計検査院の検査が入ると聞いて、いつ誰が来るのか、何を見せればよいのかを知りたい方に向けた記事です。
持続化補助金、新事業進出・ものづくり補助金、省力化投資補助金、成長加速化補助金、事業承継・M&A補助金の公募要領と事務処理マニュアルから、検査に関わる所を整理します。
補助金の実地検査とは？
補助金の実地検査とは、事務局や国の職員が事業所に来て、補助金で買ったものと帳簿・書類を直接確かめる検査のことです。書類だけを見る書面の検査と区別して、現地調査とも呼ばれます。
根拠は補助金適正化法の第23条で、国は補助事業者に報告を求め、事務所に立ち入って帳簿や書類を検査し、関係者に質問できると定めています。各制度の交付規程にも、同じ形の立入検査の条文があります。法律全体の決まりは補助金適正化法とは？で取り上げています。
検査はいつ・誰が事業所に来る？
検査には、来る時期と来る人で3つの種類があります。持続化補助金の公募要領は、実施中・終了後に会計検査院や事務局等が抜き打ちで実地検査に入ることがあり、返還命令等の指示があれば従うとしています1。
| 検査の種類 | 時期 | 来る人 | 主に見るもの |
|---|---|---|---|
| 中間の検査・進捗の確認 | 補助事業の途中 | 事務局・中小機構 | 経理の分け方、発注の進み具合 |
| 確定検査 | 実績報告の後、額の確定の前 | 事務局 | 設備・成果物の現物と、証拠書類のそろい方 |
| 事後の検査 | 補助金の入金の後 | 事務局・中小機構・会計検査院 | 設備が今も使われているか、帳簿の裏付け |
省力化投資補助金のカタログ注文型では、効果報告期間が終わるまでの間に1回以上の実地検査があるとされています。確定検査で金額が決まる流れは補助金の確定通知書とは？で取り上げています。
検査で確かめられる5つの着眼点は？
検査で見られる点は、持続化補助金の事務処理マニュアルに5つの着眼点として書かれています。ほかの補助金でも、確かめ方の考え方は同じです。
- 補助事業に必要な経費か
- 事業の期間中に発生し、支払われたか
- ほかの資金と混ざっていないか
- 法令や社内の規程に照らして適正か
- 経済性・効率性を考えて使ったか
出典：持続化補助金 ビジネスコミュニティ型 第10回 補助事業事務処理マニュアル p.41『２．検査の着眼点』
わからない点があれば、従業員への聞き取りや、取引先への証憑の確認まで行われることがあります。実績報告で多い証憑の不備は実績報告で差し戻される証憑の不備で取り上げています。
現物と帳簿はどうそろえておく？
検査の準備は、現物と書類の2つに分けて考えます。新事業進出・ものづくり補助金の公募要領は「原則として事務局が実地検査を行う。正当な理由なく協力を拒否した場合は交付決定取消。取得財産や帳簿類が確認できない分は補助対象にならない」としています2。
| 準備するもの | 具体例 |
|---|---|
| 設備の現物 | 計画の事業場に置き、型番と製造番号が見える状態にする。補助金で買ったことがわかる表示を貼る |
| 成果物の現物 | チラシ・パンフレットの実物、ホームページの公開画面、展示会の写真 |
| 取引の書類 | 見積書・発注書・納品書・検収の記録・請求書・振込の控えを、取引ごとに順番に綴じる |
| 帳簿 | 補助事業の経費をほかの経理と分けた帳簿、総勘定元帳の該当の行 |
| 財産の台帳 | 取得財産等管理台帳。設備の取得日・金額・置き場所を書く |
補助金で買った設備を手放したり、置き場所を変えたりするときは、前もって承認が要ります。手続きは補助金で買った設備は売れる？で取り上げています。
専門家から見た実地検査のポイント
検査で戸惑いやすいのは、形が残りにくい経費です。採択事例545件のうち、広報費を使った事例は216件、ウェブサイト関連費を使った事例は119件あり、配り終えたチラシや作り直したサイトは、後から現物を見せにくくなります。
検査の準備が少なくて済む会社
設備を1台入れて、同じ場所で使い続けている会社です。設備と管理台帳、取引の書類の束がそろっていれば、検査の多くはその確認で終わります。
早めに準備したほうがよい会社
広告・チラシ・ウェブサイトなど配ったり更新したりする経費が多い会社や、事業所を移す予定のある会社です。成果物の見本と、公開した日の画面を残しておきます。会計の分け方は補助金の会計処理で取り上げています。
間違えやすい点
実地検査で間違えやすいのは、検査が終わる時期の思い込みです。
補助金が入金されても、検査が終わったわけではありません。会計検査院の検査は入金の数年後に来ることもあるので、書類は保存の期間が終わるまで手元に置きます。
正当な理由なく検査を断ったり、日程の調整に応じなかったりすると、交付決定の取消の対象になることがあります。日程が合わないときは、断らずに別の日を相談します。
入金の後に続く報告の決まりは効果報告で目標に届かなかったら？で取り上げています。
よくある質問
実地検査は全員に来ますか？
確定検査は原則として行うとする制度がありますが、事後の検査は選ばれた事業者に来ます。来るかどうかに関わらず、いつでも出せるように準備しておきます。
検査の日は誰が立ち会えばよいですか？
補助事業を担当した人と、経理の担当者が立ち会うのが基本です。申請サポートを受けた外部の専門家だけに任せることはできません。
会計検査院の検査で指摘されると、どうなりますか？
経費の一部が対象外とされると、その分の返還を求められることがあります。指示には従う義務があります。
検査を受けるための費用は補助の対象ですか？
ほかの質問も見る補助金のよくある質問出典（2件）
- 持続化補助金 通常枠 第20回 公募要領 第8版（商工会議所地区） p.41『13．その他』
- 新事業進出・ものづくり補助金 第1回 公募要領 p.56『4-1.（４）実績報告～額の確定（実地検査の実施）』
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